ANNEXE 1 - POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ LORS D’UNE COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR UN MOYEN TECHNOLOGIQUE
GIRARD TREMBLAY GILBERT INC s’engage à assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels que vous fournissez ou que nous recueillons lorsque vous visitez notre site internet ou interagissez avec nous par moyen technologique. À cet égard, la présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») vise à vous informer des renseignements personnels collectés, des fins pour lesquelles ceux-ci sont recueillis, des communications qui pourraient être effectuées et, de manière générale, des mesures de protection mises en place.
La Politique de confidentialité est adoptée en application de l’article 8.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, c. P-39.1 (ci-après « Loi sur le privé »).
Consentement
Si vous utilisez notre site internet ou nos services ou si vous soumettez vos renseignements personnels à GIRARD TREMBLAY GILBERT INC, vous serez réputé avoir donné votre consentement aux fins énoncées ci-après, pour lesquelles GIRARD TREMBLAY GILBERT INC recueille et utilise vos renseignements personnels.
Quel type d’information recueillons-nous ?
La décision de nous fournir ou non vos renseignements personnels vous revient exclusivement. En règle générale, vous pouvez consulter notre site internet sans avoir à fournir vos renseignements personnels. Toutefois, dans certains cas, il sera nécessaire pour nous de recueillir vos renseignements personnels (ex. : formulaire de contact).
Lorsque vous visitez notre site internet, nous pouvons notamment recueillir et utiliser les catégories de renseignements personnels suivants :
∙ Identification : votre prénom et votre nom.
∙ Coordonnées : votre numéro de téléphone et votre adresse électronique.
Utilisation des renseignements personnels colligée par notre site
Les renseignements personnels que nous recueillons ne sont utilisés qu’aux fins indiquées au moment de la collecte, soit lorsque vous naviguez ou divulguez vos renseignements sur notre site internet. Nous utilisons vos renseignements personnels principalement pour :
∙ Communiquer avec vous;
∙ Toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables.
Partage et communication de l’information
GIRARD TREMBLAY GILBERT INC ne peut transmettre vos renseignements personnels à d’autres organisations qu’avec votre consentement. Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement si la loi nous y oblige ou le permet, mais le cas échéant, nous ne fournirons que les renseignements qui sont exigés.
Stockage et sécurité
Tous les renseignements personnels que vous fournissez à GIRARD TREMBLAY GILBERT INC sont conservés sur des serveurs sécurisés, à accès restreint pour GIRARD TREMBLAY GILBERT INC.
GIRARD TREMBLAY GILBERT INC prend les moyens techniques raisonnables pour assurer un environnement sécuritaire et protéger vos renseignements personnels, tels que : barrières coupe-feu, usage d’antivirus, gestion des accès, etc. Cependant, étant donné la nature même du réseau public qu’est l’internet, vous reconnaissez et acceptez que la sécurité des transmissions via internet ne puisse être garantie. En conséquence, GIRARD TREMBLAY GILBERT INC ne peut garantir ni n’assume aucune responsabilité pour toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte ou altération des données transmises par internet.
Conservation
GIRARD TREMBLAY GILBERT INC utilise et conserve vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire afin de satisfaire les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, ou comme la loi le permet ou l’exige. GIRARD TREMBLAY GILBERT INC se réserve le droit de détenir, pour une durée raisonnable, certains renseignements personnels pour se conformer à la loi, prévenir la fraude, résoudre une réclamation ou certains autres problèmes s’y rattachant, coopérer à une enquête et pour tout autre acte permis par la loi. À l’expiration de ce délai, vos renseignements personnels seront délestés des serveurs de GIRARD TREMBLAY GILBERT INC.
Liens externes
La présente Politique ne s’applique pas aux sites internet de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site internet, et GIRARD TREMBLAY GILBERT INC n’est nullement responsable à l’égard de tels sites internet de tiers. GIRARD TREMBLAY GILBERT INC ne fait aucune représentation concernant tout autre site auquel vous pourriez avoir accès à partir du présent site. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels. Dans le cours de l'usage du site GIRARD TREMBLAY GILBERT INC, vous pourriez être amené à consulter d'autres sites web de tiers, via des hyperliens. Cependant, GIRARD TREMBLAY GILBERT INC n'est pas responsable des pratiques, politiques ou actes de ces tiers en ce qui a trait à la protection de vos renseignements personnels. Nous vous recommandons donc de lire attentivement l'énoncé sur la protection des renseignements personnels apparaissant sur ces sites afin de pouvoir déterminer de manière éclairée dans quelle mesure vous souhaitez ou non utiliser ces sites compte tenu de leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels. De plus, un lien vers un tel site ne signifie pas que GIRARD TREMBLAY GILBERT INC recommande ce site tiers ou qu’elle assume une quelconque responsabilité quant à son contenu ou à l’usage qui peut en être fait. Il vous incombe de prendre les précautions nécessaires pour vous assurer que le site que vous sélectionnez pour votre usage n’est pas infecté de virus ou d’autres parasites de nature destructrice.
Responsabilité
GIRARD TREMBLAY GILBERT INC n’est pas responsable de l’exactitude des renseignements que vous fournissez sur notre site internet. GIRARD TREMBLAY GILBERT INC ne peut être tenu responsable de quelque dommage que ce soit causé de façon directe ou indirecte du fait de l’utilisation ou de la non-utilisation des informations diffusées sur le site. GIRARD TREMBLAY GILBERT INC ne garantit pas que le site ou son contenu ne seront pas l’objet d’interruptions ou d’erreurs, que les défauts éventuels seront corrigés, ni que le site ou le serveur qui l’héberge sont libres de virus ou d’autres éléments nuisibles.
Informations additionnelles
Pour toute demande d’information ou mise à jour concernant vos renseignements personnels, veuillez communiquer par courriel à l'adresse : plpilote@groupegtg.ca
Modification
GIRARD TREMBLAY GILBERT INC se réserve le droit de modifier sa Politique de confidentialité à sa discrétion. GIRARD TREMBLAY GILBERT INC rendra disponible, sur son site internet, toute modification éventuelle de cette Politique de confidentialité.
ANNEXE 2 – PROCÉDURE DE NUMÉRISATION
La personne responsable de la numérisation :
1. Effectue la préparation physique des documents à numériser (enlève les trombones et les agrafes);
2. Numérise les documents et demeure présente tout au long du processus afin de protéger l’intégrité des données numérisées;
3. Effectue une vérification exhaustive des documents numérisés afin de s’assurer de la quantité, de la qualité et de l’intégrité des documents reproduits. Elle vérifie que :
∙ les documents numérisés sont conformes aux documents sources;
∙ les données sont lisibles et de bonne qualité (sans perte de détail ou d’information);
∙ le recto verso a bien été fait, le cas échéant; si l’option recto verso a fait en sorte de laisser des pages blanches, elle élimine ces dernières;
∙ les documents ou les pages ont été numérisés dans le bon sens.
4. Vérifie que le nombre de documents ou de pages est exact (si des pages manquent, elle reprend la numérisation au complet);
5. Renomme les fichiers PDF selon la convention de nommage établie dans GIRARD TREMBLAY GILBERT INC;
6. Enregistre le ou les fichiers PDF dans le logiciel approprié de GIRARD TREMBLAY GILBERT INC;
7. Consigne la numérisation dans le registre.
